Skärpta rutiner krävs vid hantering av sekretessmaterial
På socialförvaltningen i Tingsryds kommun hanteras många sekretessbelagda uppgifter. Därför krävs det också väl fungerande rutiner kring sekretessuppgifterna. Årets interna kontroll på socialförvaltningen har därför handlat om hur reglerna följs i kontorsmiljöerna på förvaltningen.
– Det kan förstås vara livsfarligt om papper kommer ut. Vi har rutiner kring det men här gäller det helt enkelt att se vad som behöver bli bättre. Det kan bli problem om rutinerna inte fungerar, säger socialnämndens ordförande Kenneth Görtz (M).
Att den interna kontrollen handlar om just sekretess beror enligt Kenneth Görtz inte på någon tidigare incident. Däremot är det viktigt att hela tiden följa upp ämnet, menar han.
Kontrollen, som bland annat genomförts genom intervjuer, visar till exempel att personalen ibland glömmer papper med sekretessbelagda uppgifter i skrivaren. Där kommer man att se över möjligheten att förse skrivarna med så kallad tagg.
– Har man skrivare som är kopplade till taggar så får man inte ut sina utskrifter förrän man står vid skrivaren. Då glömmer man inte bort pappret, säger Kenneth Görtz.
Efter den interna kontrollen önskar man därför att det skapas tydligare rutiner kring hur man ska handskas med sekretessbelagt material, att rutinerna kring skrivarna ska säkerställas och att man för diskussioner kring hur man hanterar sekretessbelagt material på till exempel hembesök.
